この記事を書いたのは
はせがわ あかね｜整理収納アドバイザー
作業療法士として働きながら、整理収納・子育て・インテリアなど暮らしに役立つアイデアを発信。
あなたらしく「暮らしやすい」空間づくりを提案します

保育園からのお便りや学校のプリント、取扱説明書や保証書など…暮らしの中で少しずつ増えていく紙、きちんと管理できていますか？一見難しく感じる書類との付き合い方ですが、コツを知れば誰でも簡単に管理できるようになります。そこで今回は、書類を管理するための3ステップとオススメの収納について解説していきます。

書類管理の3ステップ

書類管理で大事なのは、きちんと情報を整理することです。

1） 『よく読む』

まず、書類ひとつひとつの内容を『よく読む』こと。実はこれが、簡単に書類管理をするための最大のコツなのです。「なんとなく」で処分したら後に重要書類だったことが発覚したり、「とりあえず」で何でも保管し収集がつかなくなったりしないためにも、一度しっかり読み込むという作業が必要です。

2）『分ける』

2つ目のステップは、『分類』です。まずは要・不要に分けていきます。最近では、家電の取扱説明書などインターネット上で確認できるものも増えています。紙という形で手元になくてはならないものなのかどうか、よく考えて仕分けをしましょう。そもそも、不要と思われるものはできるだけ家に持ち込まないよう日頃から心掛けていくことも大事なポイントとなります。

次に、『提出』するものと『保管』するものに分けていきます。提出するものには、公共料金の支払い書や出席確認のプリントなど期限つきのもの、保管するものには、保証書や家の権利書などが該当します。

保管が必要な書類は、そこから更に『学校』『お金』『仕事』などカテゴリー別に細分化していきます。ここで注意してほしいのは、必要以上に細かく分けすぎないこと。所有する紙自体が少なくなれば、ざっくりとした分類でも目当ての書類がすぐに見つかるようになりますよ。

3）『収納する』

ここからが、3つ目のステップ『収納』です。

提出書類の場合は、とにかくその存在を忘れないように収納することが重要。つまり、しまいこまずにパッと取り出せる収納が向いています。例えば、マグネットボードを用いた壁面収納。目線の高さに収納してあると、提出するのを忘れたり、期限が過ぎてしまうことを防げます。

収納アイテムとしては、壁掛けタイプのホルダーや収納ボックスがあります。素材がクリアであったり、ボックスならばあえて低めの高さを選び中身が確認できるように工夫をすると◎

保管しておく書類は、『ファイルボックス』と『個別ホルダー』の組み合わせが王道。見開きタイプの個別ホルダーはクリアファイルよりも紙の出し入れがしやすく、インデックス付きなので簡単にラベリングすることができますよ。

書類収納にオススメの場所

それでは『提出する書類』『保管する書類』それぞれにオススメの収納場所を紹介していきます。

【提出する書類】
目に留まりやすく出し入れがラクな場所が望ましいですが、プライベートな情報は家族以外にはあまり見られたくないものですよね。そんな書類の収納には以下の場所がオススメです。

・リビング一角の書斎

こちらは半個室の書斎です。リビングの一角にあり、アクセスがよい場所にあります。リビング側の壁面を使って収納すれば来客があっても安心です。

・キッチンの冷蔵庫側面

冷蔵庫の正面ではなく、側面というのが肝。雑多な印象を抑えつつもキッチンに立つ人からは見やすく、管理がしやすい場所です。

・パントリーの中

頻回に出入りする場所で他者からは見えにくい場所といえばこちらも。セミオープンなパントリーは、食品収納庫という役割以外に使い方次第で情報管理ステーションとしても機能します。

【保管する書類】
保管する書類は、使用頻度によって適当な収納場所が変わってきます。

・書斎の中の棚

自宅に書斎があるのなら、保管書類は是非ここに。一括管理でとてもわかりやすいですね。よく使うものは、目線から下の高さに収納すると取り出しやすくなります。

・リビングの吊り戸棚

重要だけれど使用頻度低い書類は、高い位置にある吊り戸棚へ。小さなこどものいる家庭では、こどものイタズラを防止する役目もあります。

まとめ

『よく読む』『分ける』『収納する』のとてもシンプルな3ステップですが、ひとつずつ確実に行うことで前よりもっと書類がスッキリしますよ。特に大事なのが、最初のステップです。「なんとなく」を卒業して、書類と上手に付き合っていきましょう。